Poradniki i Porady ZGORA

Jak zarządzać rezerwacjami noclegów i wynajmu pokojów i lokali

Wiele osób zajmujących się wynajmem wakacyjnych nieruchomości nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest efektywne zarządzanie rezerwacjami. Posiadanie ściśle określonej procedury rezerwacyjnej ułatwia funkcjonowanie i ogranicza do minimum sporne sytuacje. Warto więc stworzyć jasny system obsługi gości. Poniższe wytyczne mogą pomóc w wypracowaniu własnego schematu procesu wynajmu zaczynając od potwierdzenia rezerwacji, przez pobyt gości, a kończąc na ich wyjeździe i zwrocie kaucji na pokrycie ewentualnych szkód.

Krok pierwszy – Potwierdzenie rezerwacji.

Dobrą praktyką jest wykonywanie tzw. „wstępnej rezerwacji”, która nie jest jeszcze zobowiązująca dla żadnej ze stron, to jednak jest to już obustronna świadomość „trzymania” terminu dla konkretnego klienta. Potencjalny najemca ma czas na podjęcie ostatecznej decyzji, skonsultowanie swego wyboru z pozostałymi uczestnikami wyjazdu. Z góry także należy ustalić długość takiej rezerwacji. Powinno to być maksymalnie 3-4 dni. Jeżeli w trakcie obowiązywania wstępnej rezerwacji ktoś inny wyrazi zainteresowanie wynajmem nieruchomości w tych samym datach i jest gotów do natychmiastowej wpłaty zadatku rezerwacyjnego, pamiętajmy by w pierwszej kolejności skontaktować się z osobą, której daliśmy czas na zastanowienie prosząc ją szybszą decyzję.

Po podjęciu ostatecznej decyzji klient powinien potwierdzić rezerwację wpłatą zadatku rezerwacyjnego. Od razu ustalmy w jakim czasie zadatek powinien do nas dotrzeć (zazwyczaj 3-5 dni od podjęcia ostatecznej decyzji) i podpiszmy umowę z najemcą. Zadatek generalnie jest wyrażony jako określona część pełnej ceny za wynajem. Z reguły stosowana stawka to 10%-20%. Jeżeli zadatek jest bezzwrotny, trzeba to wyraźnie zaznaczyć, aby później nie było nieprzyjemnych sytuacji zarówno dla wynajmującego jak i najemcy. Jeżeli zadatek nie wpłynie w wyznaczonym terminie, najlepiej skontaktować się z klientem w celu sprawdzenia czy są nie wystąpiły jakieś problemy.

Krok drugi – plan płatności.

W przypadku rezerwacji last minute naturalne jest poproszenie o wpłatę całej kwoty z góry. Przy normalnych rezerwacjach warto dać klientowi opcję wpłaty w ratach, zaznaczając jednak jasno i wyraźnie do kiedy powinna wpłynąć ostatnia rata. Regułą jest by cała kwota za wynajem była wpłacona przez najemcę na 6-10 tygodni przed przyjazdem.

Krok trzeci- zabezpieczenie finansowe na pokrycie ewentualnych szkód.

Najemca decydując cię na wypoczynek w naszej nieruchomości musi być świadom, że wszelkiego typu naprawy, dodatkowe sprzątanie i wymiana zepsutych sprzętów będą przez niego pokrywane. Niezależnie więc, czy wynajmujesz tanie noclegi nad morzem, czy luksusowy apartament w zagranicznym kurorcie, warto pobrać płatną z góry kaucję (najlepiej niech będzie wpłacana razem z ostatnią ratą płatności za wynajem lub w dniu przyjazdu gości, o ile jesteś na miejscu i przyjmujesz gości osobiście). Od kaucji ewentualne koszty pokrycia zniszczeń będą odejmowane. Dokładna kwota kaucji na pokrycie szkody zależy od nieruchomości i tego co się w niej znajduje. Minimalna kaucja powinna wynosić 15% ceny wynajmu.

Krok czwarty – ustalenie, w jaki sposób przekazać klucze i jak najłatwiej dotrzeć do nieruchomości.

Po otrzymaniu ostatniej raty powinniśmy wysłać najemcy wskazówki o tym jak dotrzeć na miejsce. Jeżeli znalezienie nieruchomości nie jest proste, musimy postarać się aby wskazówki były jak najbardziej wyczerpujące. Jeżeli nie mamy możliwości osobiście wręczyć gościom kluczy. powinniśmy wysłać najemcy dokładne dane kontaktowe osoby, która będzie występować w naszym imieniu. Z drugiej strony, pamiętajmy również o tym, aby nasz reprezentant dysponował danymi kontaktowymi najemcy. Przypomnijmy swoim gościom o procedurze przyjazdu i wyjazdu (np. od której godziny mogą wejść do nieruchomości pierwszego dnia i do której godziny muszą opuścić nieruchomość dnia ostatniego). Bądźmy dostępni podczas pobytu gości, a jeżeli nie mamy takiej możliwości, to upewnijmy się, że nasi goście posiadają dane kontaktowe osoby, która nas reprezentuje podczas całego pobytu gości.

Krok piąty – sprawdzenie nieruchomości przy jej opuszczaniu i zwrot kaucji.

Podczas opuszczania nieruchomości przez klientów musimy ją sprawdzić czy wszystko jest w porządku, najlepiej w obecności przynajmniej jednego z gości i zwrócić wpłaconą wcześniej kaucję. Nie odejmujmy od kaucji drobnych szkód takich jak stłuczona szklanka czy talerz, zwłaszcza jeżeli goście nas wcześniej o tym poinformowali. Lepiej poprosić o odkupienie tych przedmiotów przed wyjazdem. Warto także mieć w zapasie klika talerzy i szklanek na wymianę. Jeżeli jednak wystąpiły poważniejsze szkody i musimy coś odjąć z kaucji, zawsze zachowujmy rachunki z poniesionych wydatków, a także wszelkie dane związane z problemami, które miały miejsce, łącznie z fotografiami wszelkich poważnych szkód.

Zachowanie tych kilku drobnych zasad może zarówno nam, jak i naszym klientom bardzo ułatwić funkcjonowanie. Dzięki temu jesteśmy postrzegani jako profesjonaliści, z których usług naprawdę warto korzystać.

Komentarze i opinie do poradnika "Jak zarządzać rezerwacjami noclegów i wynajmu pokojów i lokali" »»

Zostaw komentarz lub opinię »»


Relatywne poradniki:

  1. Szukamy mieszkania do wynajęcia
  2. Outsourcing IT – jak zarządzać komputerami w firmie
  3. Jak efektywnie zarządzać czasem
  4. Czujniki temperatury, czyli jak zarządzać energią w budynku
  5. Namioty na imprezy i eventy – Kiedy wynajem namiotów jest opłacalny?