Jak każdy proces, także wdrażanie erp powinno być podzielone na etapy pozwalające we właściwy sposób opracować poszczególne elementy procedury i dokonać ich obiektywnej oceny. Jest to tym ważniejsze, że skomplikowane systemy informatyczne obejmujące swoich zakresem całą, wielką i złożoną organizację wymagają szczegółowego opracowania w każdym możliwym aspekcie.
Etap pierwszy – wyznaczenie celów
Wdrażanie erp to duża zmiana w życiu firmy. To zmiana zarówno jakościowa, jak i ilościowa. Jakościowa, ponieważ po zakończeniu procesu wprowadzania tych rozwiązań zmieni się sposób pracy. Ilościowa, ze względu na pojawienie się dodatkowych procedur i możliwości, które w znaczącym stopniu wpłyną na wydajność pracy. Z tego też względu wdrażanie erp powinno być poprzedzone wnikliwym studium opisującym wszystkie procedury firmy, na podstawie którego wyznaczone zostaną cele, które nowy system powinien pomóc osiągnąć.
Cele muszą wynikać bezpośrednio z działalności prowadzonej przez organizację. Powinny być opisane w sposób jasny i czytelny, zrozumiały dla każdego pracownika – także tego, który zajmuje najniższe, wymagające najmniej kwalifikacji stanowisko.
Etap drugi – budowanie zespołu
Nie można rozpocząć procesu wdrażania systemu erp bez uwzględnienia czynnika ludzkiego. To właśnie sprawdzony zespół będzie zajmował się wprowadzaniem nowych rozwiązań i dlatego dobór jego członków powinien być szczególnie uważny. Warto przy tym zwrócić uwagę, że w skład grupy wdrażającej wchodzić mogą zarówno członkowie kierownictwa, jak i pracownicy liniowi, którzy wiele procesów znają z praktycznej strony.
Zespół powinien mieć także jasno wyznaczone cele (inne, niż cele funkcjonowania samego systemu), a także określone sposoby oceny i weryfikacji skuteczności pracy.
Etap trzeci – opracowanie strategii wdrożenia
Ukonstytuowany zespół powinien następnie opracować właściwą strategię, dzięki której system zostanie w firmie wdrożony. Strategia ta powinna uwzględniać zarówno specyfikę branży, jak i organizacji jako takiej. Powinna także odzwierciedlać cele, które zostały wyznaczone na początku, a także bardziej szczegółowe wytyczne do ich realizacji. Powinny więc zostać opisane poszczególne zadania, a następnie wyznaczone odpowiedzialne osoby.
Etap czwarty – właściwe wdrażanie erp
Jeśli właściwie dobrano zespół zajmujący się wdrażaniem, a także opracowano odpowiednią strategię, właściwy proces nie powinien sprawić problemów. Oczywiście, należy w jego trakcie pamiętać o podstawowych zasadach rządzących zarządzaniem projektami, jednak przy odpowiedniej postawie wszystko powinno pójść gładko.
Etap piąty – ocena skuteczności projektu
Ostateczną weryfikacją jest ocena skuteczności wdrażania erp. Tej dokonywać powinni nadzorujący pracę zespołu, na podstawie wyznaczonych wcześniej kryteriów. Niedopuszczalne jest dokonywanie ocen w oderwaniu od pierwotnych planów, ponieważ to właśnie one stanowią punkt wyjścia poczynań zespołu.
