Metoda GTD zyskała popularność od czasu opublikowania przez Davida Allena w 2001 roku książki pod tytułem Getting Things Done. W skrócie mówiąc jest to koncepcja organizacji pracy podnosząca jej efektywność. W kręgach menadżerskich zyskała popularność ze względu na szukanie rozwiązań pozwalających prowadzić na raz wiele projektów bez obniżania produktywności.
Metoda ta opiera się o następujące założenia. Zadania do wykonania (Things to done) gromadzimy w jednym miejscu. Obojętne czy są to fizycznie istniejące przedmioty wymagające zajęcia się nimi – np. podzespoły do wykonania jakiejś całości, czy projekty do opracowania powiedzmy w komputerze. Trzeba je zebrać tak, by były dobrze widoczne. Następnie przechodzimy do analizy, dzięki której określamy, jakich działań będzie wymagała realizacja poszczególnych prac. Projekty, którymi nie zajmiesz się w pierwszej kolejności trafiają na listę rezerwową. Można nazwać ją archiwum.
Tematy, które przeznaczyłeś do realizacji należy posegregować zgodnie z przyjętymi założeniami:
- według terminu wykonania – przenieś do kalendarza pod konkretną datą
- według decyzji – do oczekujących
- najbliższe prace – skieruj do realizacji
- projekty – czekają na rozwinięcie i realizację
Stosowanie metody polega na systematycznym przeglądaniu kolejnych działów oraz odpowiedniej do postępów prac segregacji ich. W razie potrzeby przenosimy zadania z jednego działu do drugiego.
Oczywiście najwygodniej jest używać jako agregatora treści komputera czy raczej notebooka. Jednak moja praca nie zawsze pozwala na używanie go.
Często pracuję w terenie, nie raz w trudnych warunkach. Uznałem, że tu lepiej sprawdzi się notatnik. Podzieliłem go na części odpowiadające etapom korzystając z kolorowych naklejek – sticków, które odpowiednio opisałem. Mój notatnik ma zamknięcie na gumkę i sztywną okładkę, co dobrze sprawdza się w terenie. Notatniki te są niemieckiej produkcji ale można je kupic w Polsce. Praca różni się od komputerowej tym, że zadania między etapami przenosi się ręcznie ale ma to także swoje zalety. Uczy systematyczności, lepiej pamięta się rzeczy zapisane ręcznie. U mnie sprawdziłą się świetnie. Myślę, że i u innych tak będzie.
