Jak zadbać o to, aby obieg dokumentów w naszej firmie działał sprawnie? Jest to bardzo ważna kwestia, której prowadzenie trzeba bardzo dobrze przemyśleć. Jest to wyzwanie dla każdej firmy.
Nie sposób zrezygnować z dokumentów papierowych na rzecz tych wygodniejszych elektronicznych, aczkolwiek sztuką jest to, aby doprowadzić do ich niemal idealnej synchronizacji.
Poszczególne etapy obiegu dokumentów powinny być realizowane możliwie szybko i sprawnie. I tu do wyboru mamy obieg kancelaryjny, który może być realizowany w formie dziennikowej, bezdziennikowej albo mieszanej. Są to typy obiegu, które są najodpowiedniejsze do prowadzenia obiegu dokumentów papierowych.
Oba sposoby są polecane, aczkolwiek pracochłonne i wymagają sporo czasu na wdrożenie. Jeśli chodzi o dokumenty elektroniczne możemy się zainteresować zarządzaniem elektronicznym, które zawiera w sobie ewidencjonowanie, wersjonowanie oraz workflow.
Usługi informatyczne przydają się również w kwestii organizacji i sprawnego działania systemów takiego obiegu, jakim jest na przykład system, który wymaga specjalnego oprogramowania oraz łatwego interfejsu.
Trzy wyżej podane składowe systemu obiegu elektronicznych dokumentów polegają na udostępnianie danego dokumentu tylko grupie roboczej pracującej nad nim, umożliwiają jednoczesną pracę kilku osób na jednym pliku bez możliwości kolizji zapisu, a dodatkowo umożliwiają osobie nadzorującej funkcję zarządzania typu workflow, prześledzenie ścieżki danego dokumentu oraz sprawdzenie, na którym etapie ścieżki znajduje się dany dokument.
Można zaprojektowanie tego typu systemów zlecić odpowiednim firmom informatycznym.
