Przeprowadzka biura to nie lada kłopot i spędza sen z powiek osobie, która ma takową przeprowadzkę poprowadzić:
Za tydzień się przeprowadzamy – powiedział szef – a Ty będziesz Project Managerem tego zadania.
Lepiej być nie może – burknąłeś pod nosem – jednym słowem wpadłeś jak śliwka w kompot.
Kłopot taki spotyka wielu z nas. Jak zabrać się do organizowania przeprowadzki biura? Wszystko zależy jak duże jest biuro. Przedstawiciele handlowi firm przeprowadzkowych wyceniających przeprowadzki biur, będą oczekiwać na wiele informacji na temat relokacji, jednak dla nich najważniejszą i kluczowa będzie jedna – ile stanowisk pracy jest w firmie. W przypadku powyżej trzydziestu – od razu stwierdzą, ze przeprowadzki nie da się wykonać w przeciągu jednego dnia. Wtedy też przeprowadzkę biura trzeba będzie rozłożyć na kilka dni lub zaplanować ja w weekend. Miej jednak na uwadze, że praca firmy transportowej w sobotę i niedzielę wymagać będzie zapewne dwukrotnie większych nakładów finansowych – jeśli płaci firma i nie zalecono Ci wykorzystywania zasad optymalizacji kosztów, masz szczęście. Wykonanie relokacji w dni lub dzień wolny od pracy będzie również udogodnieniem dla firmy przeprowadzkowej. Podczas wynoszenia mebli, sprzętu elektronicznego czy archiwów nikt nie będzie plątał się pod nogami pracownikom noszącym kartony i inne towary.
Pamiętaj! Przygotuj pracowników na przeprowadzkę.
Też trzymasz stare dokumenty i wypisane mazaki w szufladzie? Robi tak też wielu twoich podopiecznych, ba robi również szef. Dlatego spróbuj sprzedać pracownikom wizję przeprowadzki jako idealny moment na wyczyszczenie biurek, pozbycie się zbędnego sprzętu, starych kartonów, opakować po przesyłkach kurierskich czy skrzętnie chowanych papierów po cukierkach, tkwiących od zarania dziejów (czytaj twojej pracy) za szafą. Najważniejsze jest również to aby każdy z nich spakował swoje rzeczy do kartonu i co najważniejsze owy karton podpisał. Później już na miejscu do którego firma się przeprowadza będzie łatwiej z układaniem kartonów oraz mebli. Zaplanuj również stanowiska pracy dla poszczególnych pracowników, najlepiej ponumeruj ich i mienie należące do każdego z nich. Wprowadź kierownika ekipy przeprowadzkowej w plan nowego pomieszczenia oraz pokaż mu mapkę gdzie powinny znaleźć się przedmioty należące do numeru powiązanego z konkretnym pracownikiem
