W wielu firmach potrzebny jest system erp, jednak jego wdrożenie to skomplikowany proces. Na szczęście można go podzielić na mniejsze etapy i ułatwić sobie pracę. Czym są systemy erp mniej więcej wiadomo. Chodzi o takie rozwiązania, które w sposób całościowy pozwalają objąć systemem informatycznym działalność firmy.
Innymi słowy, łączą oprogramowanie używane przez różne działy w jedną, spójną całość pozwalającą – w założeniu – ograniczyć czas i koszty związane z funkcjonowaniem systemu.
Na początek wybrać metodę głosowania
Żeby jednak osiągnąć taki stan rzeczy, potrzebne są działania, których celem jest prawidłowe wdrożenie erp. Jeśli bowiem system zostanie zainstalowany bez wcześniejszego przemyślenia jego istoty, stanie się kolejnym gadżetem o niskiej funkcjonalności, do którego pracownicy podchodzą niechętnie i który zamiast pomagać – przeszkadza im w pracy.
Od czego zacząć wdrożenie erp? Tak jak w większości dużych projektów w pierwszych krokach należy stworzyć grupę, która zajmie się opracowaniem planu projektu. Może się to wydawać niezbyt istotne i przywodzić na myśl sceny z filmu Rejs, jednak w rzeczywistości od tego, kto i na jakich zasadach wejdzie do zespołu wdrażającego system erp zależy, czy operacja zakończy się sukcesem. Z tego też względu należy poświęcić odpowiednią ilość czasu na wybór członków zespołu, dokładne określenie zakresu kompetencji zarówno grupy jak i poszczególnych osób oraz wyznaczeniu kolejnych celów do realizacji.
Następnie opracować koncepcję
Bardzo ważnym elementem procesu wdrożeniowego jest opracowanie koncepcji wszystkich prac. Wdrożenie erp może bowiem przebiegać w różny sposób i za różnych zasadach. Dobrze jest więc przygotować wcześniej ogólną wizję tego, co i jak ma zostać wykonane. Jednym z elementów opracowywania takiej koncepcji jest też szkolenie pracowników odpowiedzialnych za wdrożenie erp. Najlepiej, jeśli treningiem zajmują się specjaliści odpowiedzialni za stworzenie samego systemu. Na tym etapie powinny również zostać przygotowane odpowiednie raporty, wzory dokumentów czy instrukcje robocze pozwalające później sprawnie przechodzić do kolejnych faz wdrażania projektu. Nie można także zapomnieć o opracowaniu koncepcji przeniesienia wszystkich danych ze starego do nowego systemu.
Jeśli wszystkie te kwestie mamy rozwiązane, powinniśmy zająć się przygotowaniem i konfiguracją danych. Dla większość pracowników firmy ten etap jest początkiem pracy nad wdrażaniem erp. W tym czasie bowiem instalowane jest oprogramowanie, a także przygotowywane są szczegółowe opisy procesów. Po zakończeniu tych działań przeprowadzane są wstępne, na początek symulacyjne, testy działania systemu.
I z sukcesem zakończyć projekt
Po ich zakończeniu przychodzi czas na kolejny etap – szkolenia pracowników. Każdy użytkownik systemu powinien być odpowiednio przygotowany do jego używania, tak żeby nie miał żadnych problemów z wykorzystywaniem przydatnych funkcji.
Kiedy system zostanie zaakceptowany, wdrożenie erp można uznać za zakończone. Całość jest uruchamiana i monitorowana, tak żeby zyskać pewność co do prawidłowego funkcjonowania.
